Procedura przyjmowania zgłoszeń
Osoba odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń
Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania innych, przewidzianych Procedurą czynności jest Pełnomocnik Rektora Uniwersytetu w Białymstoku ds. naruszeń.
Forma zgłoszenia
Zgłoszenie może być złożone na piśmie.
Sygnalista, który zetknął się lub pozyskał informacje o naruszeniach w działalności Uniwersytetu w Białymstoku, uzyskane w kontekście związanym w pracą, ma możliwość dokonania pisemnego zgłoszenia i wysłania go na adres siedziby Uniwersytetu w zamkniętej kopercie opatrzonej klauzulą „poufne”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie zaadresowanej do: Pełnomocnik ds. naruszeń Uniwersytetu w Białymstoku, ul. Świerkowa 20 B, 15-328 Białystok.
Treść zgłoszenia
Zgłoszenie powinno zawierać:
- informacje pozwalające na weryfikację zgłoszenia, w tym: szczegółowy opis naruszenia, miejsce, w jakim doszło do nieprawidłowości (wpisz jednostkę organizacyjną Uniwersytetu);
- wskazanie naruszonych przepisów prawa (zgodnie z katalogiem określonym w Zarządzeniu nr 78 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 7 listopada 2024 r.);
- wskazanie osób, których dotyczy naruszenie;
- dane kontaktowe Sygnalisty (imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail);
- jeżeli jesteś w posiadaniu materiałów, które potwierdzają Twoje zgłoszenie możesz je przekazać w formie załącznika do formularza zgłoszenia;
- oświadczenia: „Zapoznałem się z Zarządzeniem nr 78 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 7 listopada 2024 r. w sprawie Procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Uniwersytecie w Białymstoku” oraz „Zapoznałem się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych”.
Możesz skorzystać z formularza zgłoszenia stanowiącego Załącznik nr 1 do Procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Uniwersytecie w Białymstoku
Weryfikacja zgłoszenia
Pełnomocnik Rektora Uniwersytetu w Białymstoku ds. naruszeń po wstępnej analizie zgłoszenia, polegającej na weryfikacji jego kompletności pod kątem wymagalnych informacji przyjmuje zgłoszenie i przekazuje je do Komisji ds. wyjaśnienia zgłoszenia ws. naruszeń, w przypadku gdy spełnia ono przesłanki określone Zarządzeniem nr 78 Rektora Uniwersytetu w Białymstoku z dnia 7 listopada 2024 r. w sprawie Procedury zgłaszania naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Uniwersytecie w Białymstoku. Komisja jest bezstronnym podmiotem, uprawnionym do weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i przeprowadzania postępowania.
Zgłoszenia anonimowe nie są rozpatrywane. Zgłoszeniem anonimowym jest również zgłoszenie, w którym Sygnalista nie pozostawił danych, umożliwiających nawiązanie z nim kontaktu.
Potwierdzenie przyjęcia
Pełnomocnik Rektora Uniwersytetu w Białymstoku ds. naruszeń potwierdza Sygnaliście otrzymanie zgłoszenia w terminie 7 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia.
Postępowanie wyjaśniające
Komisja po otrzymaniu zgłoszenia przekierowanego przez Pełnomocnika Rektora Uniwersytetu w Białymstoku ds. naruszeń wszczyna niezwłocznie postępowanie wyjaśniające w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności wskazanych w zgłoszeniu na zasadach określonych w Procedurze, jednak nie później niż w terminie 7 dni roboczych.
Rektor Uniwersytetu w Białymstoku informuje Sygnalistę, w terminie miesiąca od dnia otrzymania od Komisji protokołu końcowego, o wyniku postępowania i w sytuacji stwierdzenia naruszenia o fakcie podjęcia działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracownika, który dopuścił się naruszenia.
Postępowanie w sprawie zgłoszonego naruszenia do czasu przekazania Sygnaliście informacji zwrotnej nie może przekroczyć 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Ochrona Sygnalisty
Sygnalista jest chroniony przed działaniami odwetowymi, działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, które mogą być następstwem wysłania zgłoszenia.
Wszystkie osoby zaangażowane w prowadzenie postępowania są zobowiązane do zachowania poufności osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby/osób, której/których dotyczy zgłoszenie oraz stanu faktycznego wysłanego zgłoszenia.
Jeżeli w toku postępowania wyjaśniającego, prowadzonego przez Komisję ds. wyjaśnienia zgłoszenia ws. naruszeń, okaże się, że osoba zgłaszająca, która otrzymała status Sygnalisty, działała w złej wierze, zostaje ona pozbawiona ochrony.
Istnieją również warunki, na jakich Sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.